Cómo redactar una carta comercial
En toda empresa es necesario redactar cartas comerciales porque por medio de ellas se realizan ofertas comerciales, se hacen informes de todo tipo, se presentan quejas y reclamos, y en resumen, todo tipo de comunicación entre las empresas. Este tipo de documentos se dirigen al gerente, administrador o al área de recursos humanos de la empresa.
A continuación te diremos los pasos que se deben seguir para redactar una carta comercial de acuerdo a los estándares actuales, sabrás en qué orden debes colocar cada sección y qué tipo de información de debes colocar en cada uno de ellos, para terminar tendremos un ejemplo que te será muy útil en la redacción de tus cartas comerciales.
Estructura
Encabezado: Por lo general todas las empresas actuales cuentan con papelería especial para este tipo de documentos en la cual viene impreso el logotipo o nombre de la empresa junto con la información básica como dirección y teléfono de contacto. En caso de no encontrarse esto en la papelería se debe colocar esta información.
Fecha: La fecha de elaboración de la carta se debe colocar en la parte derecha justo debajo del encabezado e incluye, en orden, ciudad, día, mes y año.
Destinatario: Debajo de la fecha se coloca la información de destino. Dentro de la información se encuentra el nombre y apellido de la persona a la que va dirigida la carta o la razón social de la empresa, luego la dirección, teléfono y página en internet.
Referencia: Este es el motivo por el cual se ha realizado la carta. Se debe ser muy conciso al escribirla evitando utilizar frases largas.
Introducción: De manera muy formal se hace un saludo a la persona a la cual va dirigida la carta, y si es la primera comunicación que se realiza con el destinatario se debe realizar una presentación formal.
Cuerpo de la carta: Esta es la parte de la carta en la cual se expone el tema y las razones o motivos a tratar.
Despedida: De una manera muy atenta y formal se escribe una breve despedida.
Firma: En esta parte, el remitente estampa su rúbrica y se colocan los datos personales de este.
Ejemplo de carta comercial actual
Infoidiomas S.A.C
Calle De la poesía No 520
Trujillo, octubre10 de 2013
Open Air S.A.
Oficina de Recursos humanos
Av. Campodónico No 540
Telf. 30045908
Asunto: Cursos de capacitación
Cordial saludo.
A través de esta carta saludamos a toda la familia laboral de Open Air S.A.
El motivo de la presente es informarles de nuestra nueva promoción de cursos de inglés. Ustedes son una prestigiosa compañía de turismo que ofrecen planes vacacionales y de aventura a turistas de todas nacionalidades y tenemos conocimiento de que desean enviar a varios de los trabajadores de su empresa a perfeccionarse en diferentes idiomas.
Nuestra compañía tiene una trayectoria de más de 20 años en la enseñanza de los idiomas más hablados a nivel internacional y enseñamos tanto a personas naturales como a grupos empresariales con resultados garantizados.
Queremos ofrecerles a ustedes un descuento del 60% por tratarse de un grupo empresarial. Estamos en la capacidad de iniciar un grupo privado de acuerdo a las fechas que ustedes dispongan.
Esperamos una respuesta de su parte. Recuerden que siempre estamos a su servicio.
Cordialmente,
Rodolfo Pérez Gómez
Gerente General
Infoidiomas
Image courtesy of “renjith krishnan”/ FreeDigitalPhotos.net
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